Dit is een taak voor de beheerder. Deze koppeling geldt voor de hele werkruimte en wordt eenmalig voor het hele Zoom-account gemaakt.
Met de Zoom-koppeling komen cloudopnames van je vergaderingen automatisch in Converdo binnen, waar ze worden getranscribeerd en gescoord. Je hoeft niets te uploaden en er komt geen bot in je gesprek.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Zoom Pro of hoger met cloudopname ingeschakeld
- Een Zoom-accountbeheerder om de koppeling te maken. Dit gebeurt eenmalig voor het hele Zoom-account, niet per gebruiker
- Eigenaarsrechten in Converdo, want de koppeling geldt voor de hele werkruimte
Zet daarnaast deze twee opties aan in Zoom, onder Instellingen → Opnemen:
- Alleen-audiobestanden opnemen, met de onderliggende optie voor alle deelnemers. Converdo verwerkt alleen audio, geen video.
- Een audiotranscript aanmaken, en zet daarbij de oorspronkelijke transcriptietaal op Nederlands. Zoom transcribeert standaard naar het Engels, ongeacht wat er gesproken wordt. Met deze instelling herkent Converdo wie er aan het woord is en krijgt elke spreker zijn eigen naam in het transcript. Zonder deze instelling werkt de koppeling wel, maar zonder namen.
Koppelen
- Ga in Converdo naar Instellingen → CRM & Telefonie.
- Zoek het blok Zoom cloud-opnames en klik op Koppelen.
- Je gaat naar Zoom en logt in als accountbeheerder.
- Bekijk welke toegang Converdo vraagt en klik op Allow.
- Je komt terug in Converdo en ziet de koppeling als gekoppeld staan, met het e-mailadres van de beheerder erbij.
Krijg je een foutmelding, kijk dan bij Als het niet werkt onderaan.
Gebruiken
Zodra de koppeling staat hoef je verder niets te doen.
- Start een Zoom-vergadering waarin jij de host bent. De opname hoort bij het account van de host, dus vergaderingen die iemand anders host komen niet binnen tenzij die persoon in hetzelfde Zoom-account zit.
- Neem op naar de cloud, niet lokaal. Lokale opnames blijven op je computer staan en bereiken Converdo nooit. Heb je automatisch opnemen aanstaan, controleer dan dat die op cloud staat ingesteld.
- Beëindig de vergadering.
Zoom verwerkt de opname eerst. Dat duurt een paar minuten, bij een lange vergadering kan het een kwartier zijn. Daarna verschijnt het gesprek vanzelf in je Meetings-overzicht, met transcript, samenvatting en scores.
In het transcript zie je per spreker wie er aan het woord is. Converdo herkent de host als de verkoper; de andere deelnemers zijn de tegenpartij. Klopt dat in een specifiek gesprek niet, dan kun je dat op de gesprekspagina omzetten met Wissel naar de andere spreker.
Ontkoppelen
- Ga naar Instellingen → CRM & Telefonie.
- Klik bij Zoom cloud-opnames op Ontkoppelen.
Vanaf dat moment komen er geen nieuwe opnames meer binnen. De toegangssleutels worden verwijderd, dus Converdo heeft geen enkele toegang meer tot je Zoom-account. Gesprekken die al binnen zijn blijven staan en volgen het normale bewaarbeleid van je werkruimte.
Wil je de koppeling ook aan de Zoom-kant helemaal weghalen, ga dan in de Zoom App Marketplace naar Manage → Installed Apps en verwijder Converdo daar.
Wat Converdo ophaalt en bewaart
Converdo haalt uitsluitend het audiobestand van je cloudopname op, plus lichte gegevens over de vergadering zoals het onderwerp, de begintijd en het e-mailadres van de host. Als je het audiotranscript hebt aanstaan, wordt dat ook opgehaald om te bepalen wie wanneer aan het woord is; het transcript van Zoom zelf wordt niet bewaard.
Converdo haalt geen video op, geen chatberichten en geen deelnemerslijsten, en verandert of verwijdert niets in je Zoom-account.
De audio wordt opgeslagen binnen de EU en volgt de bewaartermijn van je werkruimte. In de verwerkersovereenkomst staat precies wie welke gegevens verwerkt.
Als het niet werkt
Er verschijnt geen gesprek na een opname. Controleer of je naar de cloud hebt opgenomen en niet lokaal, en of jij de host was. Kijk daarna in Zoom of de opname daar al klaar staat: zolang Zoom nog verwerkt, kan Converdo hem nog niet ophalen.
Het gesprek staat er wel, maar zonder namen bij de sprekers. Dan stond het audiotranscript in Zoom niet aan tijdens die vergadering. Zet het aan voor volgende opnames; met terugwerkende kracht kan het niet.
De koppeling meldt dat hij verlopen is. Dat gebeurt als de toestemming in Zoom is ingetrokken of verlopen. Een accountbeheerder koppelt opnieuw via dezelfde knop.
Koppelen lukt niet. Controleer of je in Zoom bent ingelogd als accountbeheerder. Alleen een beheerder kan deze koppeling voor het hele account goedkeuren.