Microsoft Teams koppelen

Dit is een taak voor de Microsoft 365-beheerder. De koppeling geldt voor de hele organisatie en wordt eenmalig gemaakt, niet per gebruiker.

Met de Teams-koppeling komen opnames en transcripten van je vergaderingen automatisch in Converdo binnen, waar ze worden uitgewerkt en gescoord. Er komt geen bot in je vergadering en niemand hoeft iets te uploaden.

Er zijn drie handelingen nodig, allemaal eenmalig. Ze moeten alle drie gebeuren: slaat er één over, dan ziet de koppeling er in Converdo gezond uit en verschijnt er tóch nooit een gesprek. Reken op een half uur, inclusief wachttijd.

Wat je nodig hebt

• Een Microsoft 365-beheerder met de rol Teams-beheerder of Globale beheerder.
• Een Windows-computer waarop je PowerShell kunt openen. Dat zit standaard op Windows; je hoeft niets te installeren.
• Eigenaarsrechten in Converdo, want de koppeling geldt voor de hele werkruimte.

Converdo's app-ID heb je twee keer nodig. Hij is niet geheim en mag je gewoon plakken:

e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774

Handeling 1: toestemming geven

Je krijgt van ons een kant-en-klare toestemmingslink. Die ziet er zo uit, met jullie eigen tenant-ID erin:

https://login.microsoftonline.com/{jullie-tenant-id}/adminconsent?client_id=e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774

Open de link, log in als beheerder en bekijk welke toegang Converdo vraagt. Dat zijn er precies twee: vergaderopnames lezen en vergadertranscripten lezen. Klik op Accepteren.

Je komt daarna op een bevestigingspagina uit. Meer gebeurt er bij deze stap niet, en dat is goed.

Handeling 2: transcript-toegang aanzetten

Microsoft zet toegang tot transcripten standaard uit, ook als je hierboven toestemming hebt gegeven. Die schakelaar staat los van de app-rechten en moet apart aan.

1. Ga naar het Teams-beheercentrum (admin.teams.microsoft.com).
2. Klik links op Vergaderingen → Vergaderinstellingen.
3. Zoek het blok Transcript API access en zet Microsoft Graph access op Aan.
4. Klik in datzelfde blok op Configure en zet ook Include speaker attribution op Aan.

Die tweede schakelaar is wat ons laat zien wíé wat zei. Zonder die schakelaar komt het transcript wel binnen, maar zonder namen, en dan kan Converdo de verkoper niet van de klant onderscheiden.

Sla op. Je ziet beide schakelaars daarna op Aan staan.

Handeling 3: Converdo toegang geven tot de vergaderingen

Hiervoor bestaat bij Microsoft geen scherm. Het kan alleen via PowerShell. Dat klinkt zwaarder dan het is: je opent een venster, plakt vier regels en bent klaar.

PowerShell openen

Klik op Start, typ powershell en klik op Windows PowerShell.

Klik NIET op "Als administrator uitvoeren". Dat is hier geen overdreven voorzichtigheid maar de veelgemaakte fout: een venster dat als administrator draait, logt in een andere gebruikerscontext in en loopt bij het inloggen vast. Een gewoon venster is precies goed.

De eerste twee regels: inloggen

Plak deze regel, druk op Enter en wacht tot hij klaar is:

Install-Module MicrosoftTeams -Scope CurrentUser -Force

Dit haalt de Teams-beheermodule op. Het duurt een halve tot twee minuten en je ziet ondertussen een voortgangsbalk. Vraagt PowerShell of je een niet-vertrouwde bron wilt gebruiken, antwoord dan met A en Enter.

Plak daarna:

Connect-MicrosoftTeams

Er opent een browservenster waarin je inlogt met je beheerdersaccount. Als het goed gaat sluit dat venster vanzelf en verschijnt er in PowerShell een regeltje met je accountnaam, je tenant en je tenant-ID erin. Dat is het teken dat je verbonden bent.

Krijg je de foutcode AADSTS530035? Dan is er iets met de manier van inloggen, niet met je rechten. Twee oorzaken, en allebei zijn ze te verhelpen: je gebruikt -UseDeviceAuthentication, of je venster is als administrator gestart. Sluit het venster, open een gewoon PowerShell-venster en gebruik het kale Connect-MicrosoftTeams zonder toevoegingen. Dat opent de normale inlogpagina en werkt wél.

De laatste twee regels: de toegangsregel

Plak dit blok in één keer. De backticks aan het eind van de regels horen erbij — ze vertellen PowerShell dat het commando op de volgende regel doorloopt.

New-CsApplicationAccessPolicy -Identity Converdo-Meetings `
  -AppIds "e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774" `
  -Description "Converdo: lees vergaderopnames en -transcripten"

En daarna:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName Converdo-Meetings -Global

Als het goed gaat, gebeurt er weinig zichtbaars. PowerShell drukt fouten in rode tekst af; blijft je scherm vrij van rood, dan is het gelukt. Dat voelt onbevredigend, en toch is het de normale uitkomst.

Wat -Global betekent: de regel geldt voor iedereen in je organisatie die geen eigen, afwijkende regel heeft. Wil je het liever beperken tot één team of één afdeling, laat het ons weten — dan sturen we de variant die aan een groep hangt.

Reken op 30 minuten

Deze laatste stap kan er bij Microsoft tot 30 minuten over doen voordat hij werkt. Dat is een eigenschap van Microsoft en niet van Converdo. Verschijnen er in dat halve uur nog geen gesprekken, wacht dan eerst die 30 minuten af voordat je ons belt — in verreweg de meeste gevallen lost het zichzelf op.

Zorg dat er ook iets te halen valt

De drie handelingen hierboven geven Converdo toegang. Ze zorgen er niet voor dat er een opname ontstaat. Daarvoor gelden vier voorwaarden in Teams zelf, en die zijn alle vier gemeten:

• Transcriptie moet aanstaan. Dit is niet optioneel voor wie opnames wil: Microsoft levert opnames van een vergadering zónder transcriptie helemaal niet uit. Zet het aan in je vergaderbeleid, en let erop dat het zowel een organisator- als een gebruikersinstelling is.
• Cloudopname moet aanstaan in het vergaderbeleid (AllowCloudRecording).
• De organisator heeft OneDrive nodig. Zonder OneDrive belandt de opname in Microsofts tijdelijke opslag in plaats van in OneDrive of SharePoint, en is hij na 21 dagen weg — ook voor jullie zelf.
• Alleen privé geplande vergaderingen worden ondersteund. De vergadering moet aan een agenda-afspraak hangen; kanaalvergaderingen komen niet binnen.

Gebruiken

Zodra alles staat hoef je verder niets te doen.

1. Plan een vergadering in je agenda en start hem.
2. Neem op. De opname hoort bij de organisator van de vergadering.
3. Beëindig de vergadering.

Microsoft verwerkt de opname en het transcript eerst; dat duurt een paar minuten tot een kwartier. Daarna verschijnt het gesprek vanzelf in je Meetings-overzicht, met transcript, samenvatting en scores.

Als het niet werkt

Er is nooit een gesprek verschenen, en de koppeling lijkt in orde. Dit is de klassieke uitkomst van een overgeslagen derde handeling: toestemming en transcript-toegang zijn dan wél geregeld, alles ziet er gezond uit, en de toegangsregel ontbreekt. Loop handeling 3 nog een keer na — en houd er rekening mee dat hij 30 minuten nodig heeft.

Het eerste gesprek bleef uit, maar het is nog geen half uur geleden. Wacht de 30 minuten af. Microsoft heeft die tijd nodig om de toegangsregel door te voeren.

Bij het inloggen kwam AADSTS530035 voorbij. Zie het kader bij handeling 3: gebruik een gewoon PowerShell-venster en het kale Connect-MicrosoftTeams.

Het gesprek staat er wel, maar zonder namen bij de sprekers. Dan stond Include speaker attribution niet aan tijdens die vergadering. Zet het alsnog aan voor volgende vergaderingen; met terugwerkende kracht kan het niet.

Een kanaalvergadering kwam niet binnen. Dat klopt: alleen privé geplande vergaderingen worden ondersteund. Plan hem als gewone afspraak in je agenda.

De opname is na drie weken verdwenen. Dan had de organisator geen OneDrive. De opname is dan in tijdelijke opslag beland en wordt door Microsoft na 21 dagen verwijderd.

Wat Converdo ophaalt en bewaart

Converdo haalt uitsluitend de opname en het transcript van je vergadering op, plus lichte gegevens over de vergadering zelf, zoals de begintijd en de duur.

Converdo haalt geen chatberichten, geen bestanden en geen e-mail op, kijkt niet in je agenda en verandert of verwijdert niets in je Microsoft-omgeving. De toegang is alleen-lezen en beperkt zich tot vergaderopnames en -transcripten.

De gegevens worden opgeslagen binnen de EU en volgen de bewaartermijn van je werkruimte. In de verwerkersovereenkomst staat precies wie welke gegevens verwerkt.

Ontkoppelen

Laat het ons weten, dan zetten wij de koppeling stop en verwijderen we de abonnementen op jullie tenant.

Wil je het ook aan je eigen kant intrekken, dan doe je dat met deze regel in PowerShell:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName $null -Global

Daarnaast kun je de toestemming intrekken in het Entra-beheercentrum, onder Enterprise-toepassingen → Converdo. Vanaf dat moment komen er geen nieuwe vergaderingen meer binnen. Gesprekken die al in Converdo staan blijven bewaard en volgen het normale bewaarbeleid van je werkruimte.