Dit is een taak voor de beheerder. De koppeling geldt voor de hele werkruimte.
Met de HubSpot-koppeling stuur je gescoorde gesprekken naar HubSpot. Een goedgekeurd gesprek verschijnt daar als call-activiteit op het contact, met de samenvatting, de belangrijkste gegevens van het gesprek en een link die terugleidt naar het volledige gesprek in Converdo. Elk actiepunt uit het gesprek wordt daarnaast een taak in HubSpot, gekoppeld aan hetzelfde contact.
Koppelen
- Ga in Converdo naar Instellingen → CRM & Telefonie.
- Zoek het blok HubSpot en klik op HubSpot koppelen.
- Je gaat naar HubSpot en kiest daar de portal die je wilt koppelen.
- Bekijk welke toegang Converdo vraagt en keur die goed.
- Je komt terug in Converdo en ziet de koppeling als gekoppeld staan, met de portal-id erbij.
Converdo vraagt deze rechten, en niet meer dan deze:
- Contacten lezen en schrijven — lezen om het juiste contact bij een gesprek te vinden, schrijven om de call-activiteit en de taken op dat contact te zetten.
- Bedrijven lezen en schrijven — om de activiteit ook aan het bedrijf van het contact te koppelen, als dat bekend is.
- Eigenaren lezen — om het gesprek in HubSpot aan de juiste eigenaar te hangen: de verkoper die het gesprek voerde.
Pushen
Open een gescoord gesprek en klik op Push naar CRM. Je ziet dan de melding dat het gesprek klaarstaat voor je CRM.
De push gaat kort daarna automatisch, meestal binnen een paar minuten. Het gesprek verschijnt dus niet direct in HubSpot — even wachten en verversen is normaal. Blijft een push onverhoopt hangen, dan probeert Converdo het na een paar minuten vanzelf opnieuw.
Elk actiepunt wordt een taak in HubSpot met een deadline van twee dagen na de push. Noemde het gesprek zelf een moment ("voor vrijdag"), dan staat die tekst letterlijk in de taak — Converdo rekent daar bewust geen datum van, want dat gaat te vaak mis.
Een gesprek wordt maar één keer gepusht. Nogmaals goedkeuren of opnieuw scoren maakt geen tweede activiteit aan.
Als een push mislukt
Contact niet gevonden. Dit is de meest voorkomende reden. Converdo zoekt het contact in HubSpot op e-mailadres en anders op telefoonnummer. Wordt er niets gevonden, dan gaat de push niet door — Converdo maakt bewust geen contacten aan in jouw HubSpot, want dat is jouw administratie. Zorg dat er in HubSpot een contact bestaat met het e-mailadres van de gespreksdeelnemer en push daarna opnieuw vanaf de gesprekspagina.
Koppeling verlopen of rechten ontbreken. De HubSpot-kaart vertelt je dan wat er aan de hand is. Is de koppeling verlopen, dan is opnieuw koppelen genoeg. Missen er rechten, dan zegt de kaart dat óók — voeg dan eerst het ontbrekende recht toe in de HubSpot-app en koppel daarna opnieuw; alleen opnieuw koppelen lost het in dat geval niet op.
Waar je de status ziet
Op de HubSpot-kaart onder Instellingen → CRM & Telefonie zie je de recente pushes met hun uitkomst, en een aparte lijst met mislukte pushes inclusief de reden. Met Verbinding testen controleer je in één klik of de koppeling nog werkt, zonder iets te pushen.
Ontkoppelen
Klik op de HubSpot-kaart op Ontkoppelen. De toegangssleutels worden verwijderd en er wordt niets meer gepusht. Wat al in HubSpot staat, blijft daar gewoon staan.