Een gesprek doorloopt een aantal stappen voordat het klaar is. Meestal merk je daar niets van, maar soms blijft er eentje hangen of komt hij anders binnen dan verwacht. Dit artikel legt uit wat je ziet en wat je eraan kunt doen.
De normale route
Opname loopt. Er wordt op dit moment opgenomen. Bij de Meet-extensie zie je dit tijdens je vergadering; bij Zoom of telefonie zie je deze stap meestal niet, omdat het gesprek pas binnenkomt als de opname klaar is.
Wordt verwerkt. De opname is binnen en Converdo is bezig: het transcript wordt gemaakt, sprekers worden herkend en de scorekaarten worden toegepast. Dit duurt normaal enkele minuten. Bij een lang gesprek kan het langer duren, zeker als de bron de opname eerst zelf moet verwerken, zoals Zoom doet.
Klaar. Het gesprek is verwerkt. Je ziet het transcript, de samenvatting, de actiepunten en de scores.
Wanneer het anders loopt
Verkoper onbekend. Converdo heeft het gesprek wel verwerkt, maar kan niet bepalen wie van de deelnemers de medewerker is. Dat gebeurt als het telefoonnummer of e-mailadres niet aan een medewerker gekoppeld is, of als de sprekers niet duidelijk uit elkaar te halen zijn.
Je lost dit op door op de gesprekspagina de juiste spreker aan te wijzen. Gebeurt het vaker bij dezelfde persoon, controleer dan bij Instellingen → Medewerkers of zijn telefoonnummer en e-mailadres volledig zijn ingevuld. Dat voorkomt het bij volgende gesprekken.
Geen gesprek. Converdo heeft vastgesteld dat er niets te scoren viel. Dat klopt meestal: een voicemail, een gesprek van een paar seconden, of een oproep die niet werd opgenomen. Zie je dit bij een gesprek dat wél een echt gesprek was, laat het ons weten; dan klopt de herkenning niet.
Alleen samenvatting. Dit gesprek is vastgelegd en samengevat, maar niet beoordeeld. Dat hoort zo bij een medewerker met een notitie-modus-licentie. Wil je hem toch beoordeeld hebben, zet die medewerker dan om naar scoring; bestaande gesprekken worden dan alsnog verwerkt. Zie Licenties: notitie-modus en scoring.
Mislukt. Er ging iets mis bij het ophalen of verwerken van de opname. Dit hoort zeldzaam te zijn. Kom je het tegen, meld het dan, want dan kunnen we in de logs zien waar het misging.
Als een gesprek blijft hangen op "wordt verwerkt"
Geef het eerst wat tijd, zeker bij een lange opname of een Zoom-vergadering die eerst nog door Zoom verwerkt moet worden. Blijft het langer dan een halfuur staan, meld het dan.
Als een gesprek helemaal niet verschijnt
Dan is het niet aan de verwerking blijven hangen maar nooit binnengekomen. De oorzaak zit dan bij de bron. Kijk in het artikel van de koppeling die je gebruikt: bij Zoom is het bijna altijd een lokale opname in plaats van een cloudopname, bij telefonie een gesprek waarvoor de opname niet aanstond, en bij de Meet-extensie een opname die niet is afgerond.
Op de connectorpagina onder Instellingen → CRM & Telefonie zie je per koppeling wanneer het laatste gesprek binnenkwam. Dat is de snelste manier om te zien of een koppeling nog werkt of dat het aan dit ene gesprek ligt.