Ceci est une tâche pour l'administrateur. Cette connexion vaut pour tout l'espace de travail et se fait une seule fois pour tout le compte Zoom.
Avec la connexion Zoom, les enregistrements cloud de vos réunions arrivent automatiquement dans Converdo, où ils sont transcrits et scorés. Vous n'avez rien à importer et aucun bot ne rejoint votre conversation.
Avant de commencer
Il vous faut :
- Zoom Pro ou supérieur avec l'enregistrement cloud activé
- Un administrateur du compte Zoom pour créer la connexion. Cela se fait une seule fois pour tout le compte Zoom, pas par utilisateur
- Les droits de propriétaire dans Converdo, car la connexion vaut pour tout l'espace de travail
Activez également ces deux options dans Zoom, sous Paramètres → Enregistrement :
- Enregistrer uniquement les fichiers audio, avec l'option sous-jacente pour tous les participants. Converdo ne traite que l'audio, pas la vidéo.
- Créer une transcription audio, et réglez la langue de transcription d'origine sur le néerlandais. Zoom transcrit par défaut vers l'anglais, quelle que soit la langue parlée. Avec ce réglage, Converdo reconnaît qui parle et chaque interlocuteur reçoit son propre nom dans la transcription. Sans ce réglage, la connexion fonctionne, mais sans les noms.
Connecter
- Dans Converdo, allez à Paramètres → CRM & Téléphonie.
- Cherchez le bloc Enregistrements cloud Zoom et cliquez sur Connecter.
- Vous êtes redirigé vers Zoom et vous vous connectez comme administrateur du compte.
- Vérifiez l'accès demandé par Converdo et cliquez sur Allow.
- Vous revenez dans Converdo et voyez la connexion comme établie, avec l'adresse e-mail de l'administrateur.
Si vous obtenez une erreur, consultez Si ça ne fonctionne pas en bas.
Utiliser
Une fois la connexion en place, vous n'avez plus rien à faire.
- Démarrez une réunion Zoom dont vous êtes l'hôte. L'enregistrement appartient au compte de l'hôte ; les réunions animées par quelqu'un d'autre n'arrivent donc pas, sauf si cette personne est dans le même compte Zoom.
- Enregistrez vers le cloud, pas localement. Les enregistrements locaux restent sur votre ordinateur et n'atteignent jamais Converdo. Si l'enregistrement automatique est activé, vérifiez qu'il est réglé sur cloud.
- Terminez la réunion.
Zoom traite d'abord l'enregistrement. Cela prend quelques minutes, jusqu'à un quart d'heure pour une longue réunion. Ensuite, la conversation apparaît d'elle-même dans votre aperçu Réunions, avec transcription, résumé et scores.
Dans la transcription, vous voyez qui parle, par interlocuteur. Converdo reconnaît l'hôte comme le commercial ; les autres participants sont l'autre partie. Si ce n'est pas le cas dans une conversation précise, vous pouvez l'inverser sur la page de la conversation avec Passer à l'autre interlocuteur.
Déconnecter
- Allez à Paramètres → CRM & Téléphonie.
- Cliquez sur Déconnecter dans Enregistrements cloud Zoom.
À partir de ce moment, plus aucun nouvel enregistrement n'arrive. Les clés d'accès sont supprimées, Converdo n'a donc plus aucun accès à votre compte Zoom. Les conversations déjà arrivées restent et suivent la politique de conservation normale de votre espace de travail.
Pour retirer aussi complètement la connexion côté Zoom, allez dans le Zoom App Marketplace sous Manage → Installed Apps et supprimez-y Converdo.
Ce que Converdo récupère et conserve
Converdo récupère uniquement le fichier audio de votre enregistrement cloud, plus des données légères sur la réunion comme le sujet, l'heure de début et l'adresse e-mail de l'hôte. Si la transcription audio est activée, elle est aussi récupérée pour déterminer qui parle quand ; la transcription de Zoom elle-même n'est pas conservée.
Converdo ne récupère ni vidéo, ni messages de chat, ni listes de participants, et ne modifie ni ne supprime rien dans votre compte Zoom.
L'audio est stocké dans l'UE et suit la durée de conservation de votre espace de travail. L'accord de traitement des données précise qui traite quelles données.
Si ça ne fonctionne pas
Aucune conversation n'apparaît après un enregistrement. Vérifiez que vous avez enregistré vers le cloud et non localement, et que vous étiez l'hôte. Regardez ensuite dans Zoom si l'enregistrement y est déjà prêt : tant que Zoom traite encore, Converdo ne peut pas le récupérer.
La conversation est là, mais sans noms pour les interlocuteurs. La transcription audio n'était alors pas activée dans Zoom pendant cette réunion. Activez-la pour les prochains enregistrements ; ce n'est pas possible rétroactivement.
La connexion signale qu'elle a expiré. Cela arrive quand l'autorisation dans Zoom a été retirée ou a expiré. Un administrateur du compte se reconnecte via le même bouton.
La connexion échoue. Vérifiez que vous êtes connecté dans Zoom comme administrateur du compte. Seul un administrateur peut approuver cette connexion pour tout le compte.