Zoom-Cloud-Aufnahmen verbinden

Dies ist eine Aufgabe für den Administrator. Diese Verbindung gilt für den gesamten Workspace und wird einmalig für das gesamte Zoom-Konto eingerichtet.

Mit der Zoom-Verbindung kommen Cloud-Aufnahmen Ihrer Meetings automatisch in Converdo an, wo sie transkribiert und bewertet werden. Sie müssen nichts hochladen, und es kommt kein Bot in Ihr Gespräch.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen:

• Zoom Pro oder höher mit aktivierter Cloud-Aufnahme
• Einen Zoom-Kontoadministrator, um die Verbindung herzustellen. Das geschieht einmalig für das gesamte Zoom-Konto, nicht pro Benutzer
• Eigentümerrechte in Converdo, denn die Verbindung gilt für den gesamten Workspace

Aktivieren Sie außerdem diese zwei Optionen in Zoom, unter Einstellungen → Aufzeichnung:

• Nur Audiodateien aufzeichnen, mit der Unteroption für alle Teilnehmer. Converdo verarbeitet nur Audio, kein Video.
• Ein Audiotranskript erstellen, und stellen Sie dabei die ursprüngliche Transkriptionssprache auf Niederländisch. Zoom transkribiert standardmäßig ins Englische, unabhängig davon, was gesprochen wird. Mit dieser Einstellung erkennt Converdo, wer gerade spricht, und jeder Sprecher erhält seinen eigenen Namen im Transkript. Ohne diese Einstellung funktioniert die Verbindung zwar, aber ohne Namen.

Verbinden

1. Gehen Sie in Converdo zu Einstellungen → CRM & Telefonie.
2. Suchen Sie den Block Zoom-Cloud-Aufnahmen und klicken Sie auf Verbinden.
3. Sie gelangen zu Zoom und melden sich als Kontoadministrator an.
4. Sehen Sie sich an, welchen Zugriff Converdo anfragt, und klicken Sie auf Allow.
5. Sie kommen zurück nach Converdo und sehen die Verbindung als verbunden, mit der E-Mail-Adresse des Administrators.

Erhalten Sie eine Fehlermeldung, sehen Sie unter Wenn es nicht funktioniert unten nach.

Verwenden

Sobald die Verbindung steht, müssen Sie nichts weiter tun.

1. Starten Sie ein Zoom-Meeting, in dem Sie der Host sind. Die Aufnahme gehört zum Konto des Hosts; Meetings, die jemand anderes hostet, kommen also nicht an, es sei denn, diese Person ist im selben Zoom-Konto.
2. Nehmen Sie in die Cloud auf, nicht lokal. Lokale Aufnahmen bleiben auf Ihrem Computer und erreichen Converdo nie. Haben Sie automatisches Aufnehmen aktiviert, prüfen Sie, dass es auf Cloud eingestellt ist.
3. Beenden Sie das Meeting.

Zoom verarbeitet die Aufnahme zuerst. Das dauert einige Minuten, bei einem langen Meeting kann es eine Viertelstunde sein. Danach erscheint das Gespräch von selbst in Ihrer Meetings-Übersicht, mit Transkript, Zusammenfassung und Scores.

Im Transkript sehen Sie pro Sprecher, wer gerade spricht. Converdo erkennt den Host als Verkäufer; die anderen Teilnehmer sind die Gegenseite. Stimmt das in einem konkreten Gespräch nicht, können Sie das auf der Gesprächsseite mit Zum anderen Sprecher wechseln umstellen.

Trennen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → CRM & Telefonie.
2. Klicken Sie bei Zoom-Cloud-Aufnahmen auf Trennen.

Ab diesem Moment kommen keine neuen Aufnahmen mehr an. Die Zugriffsschlüssel werden gelöscht, Converdo hat also keinerlei Zugriff mehr auf Ihr Zoom-Konto. Bereits eingegangene Gespräche bleiben bestehen und folgen der normalen Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Workspace.

Möchten Sie die Verbindung auch auf der Zoom-Seite vollständig entfernen, gehen Sie im Zoom App Marketplace zu Manage → Installed Apps und entfernen Sie Converdo dort.

Was Converdo abruft und speichert

Converdo ruft ausschließlich die Audiodatei Ihrer Cloud-Aufnahme ab, plus leichte Daten über das Meeting wie das Thema, die Startzeit und die E-Mail-Adresse des Hosts. Haben Sie das Audiotranskript aktiviert, wird auch das abgerufen, um zu bestimmen, wer wann spricht; das Transkript von Zoom selbst wird nicht gespeichert.

Converdo ruft kein Video, keine Chatnachrichten und keine Teilnehmerlisten ab und ändert oder löscht nichts in Ihrem Zoom-Konto.

Das Audio wird innerhalb der EU gespeichert und folgt der Aufbewahrungsfrist Ihres Workspace. In der Auftragsverarbeitungsvereinbarung steht genau, wer welche Daten verarbeitet.

Wenn es nicht funktioniert

Nach einer Aufnahme erscheint kein Gespräch. Prüfen Sie, ob Sie in die Cloud aufgenommen haben und nicht lokal, und ob Sie der Host waren. Sehen Sie danach in Zoom nach, ob die Aufnahme dort schon bereitsteht: Solange Zoom noch verarbeitet, kann Converdo sie noch nicht abrufen.

Das Gespräch ist da, aber ohne Namen bei den Sprechern. Dann war das Audiotranskript in Zoom bei diesem Meeting nicht aktiviert. Aktivieren Sie es für kommende Aufnahmen; rückwirkend geht es nicht.

Die Verbindung meldet, dass sie abgelaufen ist. Das passiert, wenn die Genehmigung in Zoom widerrufen wurde oder abgelaufen ist. Ein Kontoadministrator verbindet über dieselbe Schaltfläche erneut.

Verbinden gelingt nicht. Prüfen Sie, ob Sie in Zoom als Kontoadministrator angemeldet sind. Nur ein Administrator kann diese Verbindung für das gesamte Konto genehmigen.