Microsoft Teams verbinden

Dies ist eine Aufgabe für die Microsoft 365-Administration. Die Verbindung gilt für die gesamte Organisation und wird einmalig eingerichtet, nicht pro Benutzer.

Mit der Teams-Verbindung kommen Aufzeichnungen und Transkripte Ihrer Besprechungen automatisch in Converdo an, wo sie ausgearbeitet und bewertet werden. Es nimmt kein Bot an Ihrer Besprechung teil und niemand muss etwas hochladen.

Es sind drei Schritte nötig, alle einmalig. Alle drei sind erforderlich: Lassen Sie einen aus, sieht die Verbindung in Converdo gesund aus und es erscheint trotzdem nie ein Gespräch. Rechnen Sie mit einer halben Stunde, Wartezeit inbegriffen.

Was Sie brauchen

• Eine Microsoft 365-Administration mit der Rolle Teams-Administrator oder Globaler Administrator.
• Einen Windows-Rechner, auf dem Sie PowerShell öffnen können. Das gehört zu Windows; Sie müssen nichts installieren.
• Eigentümerrechte in Converdo, denn die Verbindung gilt für den gesamten Arbeitsbereich.

Die App-ID von Converdo brauchen Sie zweimal. Sie ist nicht geheim und kann einfach eingefügt werden:

e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774

Schritt 1: Zustimmung erteilen

Sie erhalten von uns einen fertigen Zustimmungslink. Er sieht so aus, mit Ihrer eigenen Mandanten-ID darin:

https://login.microsoftonline.com/{ihre-mandanten-id}/adminconsent?client_id=e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774

Öffnen Sie den Link, melden Sie sich als Administrator an und prüfen Sie, welchen Zugriff Converdo anfragt. Es sind genau zwei: Besprechungsaufzeichnungen lesen und Besprechungstranskripte lesen. Klicken Sie auf Akzeptieren.

Danach landen Sie auf einer Bestätigungsseite. Mehr passiert in diesem Schritt nicht, und das ist richtig so.

Schritt 2: Transkript-Zugriff aktivieren

Microsoft schaltet den Zugriff auf Transkripte standardmäßig aus, auch wenn Sie oben zugestimmt haben. Dieser Schalter ist von den App-Berechtigungen unabhängig und muss separat aktiviert werden.

1. Öffnen Sie das Teams Admin Center (admin.teams.microsoft.com).
2. Klicken Sie links auf Besprechungen → Besprechungseinstellungen.
3. Suchen Sie den Block Transcript API access und setzen Sie Microsoft Graph access auf Ein.
4. Klicken Sie im selben Block auf Configure und setzen Sie auch Include speaker attribution auf Ein.

Der zweite Schalter ist es, der uns zeigt, wer was gesagt hat. Ohne ihn kommt das Transkript zwar an, aber ohne Namen, und dann kann Converdo Vertrieb und Kunde nicht unterscheiden.

Speichern Sie. Beide Schalter stehen danach auf Ein.

Schritt 3: Converdo Zugriff auf die Besprechungen geben

Dafür gibt es bei Microsoft kein Fenster. Es geht nur über PowerShell. Das klingt schwerer, als es ist: Sie öffnen ein Fenster, fügen vier Zeilen ein und sind fertig.

PowerShell öffnen

Klicken Sie auf Start, tippen Sie powershell und klicken Sie auf Windows PowerShell.

Klicken Sie NICHT auf „Als Administrator ausführen". Das ist keine übertriebene Vorsicht, sondern der Fehler, der tatsächlich passiert: Ein als Administrator laufendes Fenster meldet sich in einem anderen Benutzerkontext an und bleibt bei der Anmeldung hängen. Ein normales Fenster ist genau richtig.

Die ersten zwei Zeilen: anmelden

Fügen Sie diese Zeile ein, drücken Sie Enter und warten Sie, bis sie fertig ist:

Install-Module MicrosoftTeams -Scope CurrentUser -Force

Damit wird das Teams-Verwaltungsmodul geladen. Das dauert eine halbe bis zwei Minuten, und Sie sehen währenddessen einen Fortschrittsbalken. Fragt PowerShell, ob Sie eine nicht vertrauenswürdige Quelle verwenden möchten, antworten Sie mit A und Enter.

Fügen Sie danach ein:

Connect-MicrosoftTeams

Es öffnet sich ein Browserfenster, in dem Sie sich mit Ihrem Administratorkonto anmelden. Wenn es gut geht, schließt sich dieses Fenster von selbst, und in PowerShell erscheint eine Zeile mit Ihrem Kontonamen, Ihrem Mandanten und Ihrer Mandanten-ID. Das ist das Zeichen, dass Sie verbunden sind.

Erhalten Sie den Fehlercode AADSTS530035? Dann stimmt etwas an der Art der Anmeldung nicht, nicht an Ihren Rechten. Zwei Ursachen, beide behebbar: Sie verwenden -UseDeviceAuthentication, oder Ihr Fenster wurde als Administrator gestartet. Schließen Sie das Fenster, öffnen Sie ein normales PowerShell-Fenster und verwenden Sie das schlichte Connect-MicrosoftTeams ohne Zusätze. Das öffnet die normale Anmeldeseite und funktioniert.

Die letzten zwei Zeilen: die Zugriffsregel

Fügen Sie diesen Block in einem Stück ein. Die Backticks am Zeilenende gehören dazu — sie sagen PowerShell, dass der Befehl in der nächsten Zeile weitergeht.

New-CsApplicationAccessPolicy -Identity Converdo-Meetings `
  -AppIds "e1c313c1-288c-4512-9a4b-e0bc3fa35774" `
  -Description "Converdo: Besprechungsaufzeichnungen und -transkripte lesen"

Und danach:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName Converdo-Meetings -Global

Wenn es gut geht, passiert auf dem Bildschirm wenig Sichtbares. PowerShell gibt Fehler in roter Schrift aus; bleibt Ihr Bildschirm frei von Rot, hat es funktioniert. Das fühlt sich unbefriedigend an und ist trotzdem das normale Ergebnis.

Was -Global bedeutet: Die Regel gilt für alle in Ihrer Organisation, die keine eigene, abweichende Regel haben. Möchten Sie sie lieber auf ein Team oder eine Abteilung begrenzen, sagen Sie uns Bescheid — dann schicken wir die Variante mit einer Gruppe.

Rechnen Sie mit 30 Minuten

Dieser letzte Schritt kann bei Microsoft bis zu 30 Minuten dauern, bis er wirkt. Das ist eine Eigenschaft von Microsoft, nicht von Converdo. Erscheinen in dieser halben Stunde noch keine Gespräche, warten Sie diese Zeit ab, bevor Sie uns anrufen — in den allermeisten Fällen löst es sich von selbst.

Sorgen Sie dafür, dass es auch etwas abzuholen gibt

Die drei Schritte oben geben Converdo Zugriff. Sie sorgen nicht dafür, dass eine Aufzeichnung entsteht. Dafür gelten vier Bedingungen in Teams selbst, und alle vier sind gemessen:

• Transkription muss aktiviert sein. Das ist nicht optional, wenn Sie Aufzeichnungen möchten: Microsoft liefert Aufzeichnungen einer Besprechung ohne Transkription überhaupt nicht aus. Aktivieren Sie es in Ihrer Besprechungsrichtlinie, und beachten Sie, dass es sowohl eine Organisator- als auch eine Benutzereinstellung ist.
• Cloudaufzeichnung muss aktiviert sein in der Besprechungsrichtlinie (AllowCloudRecording).
• Der Organisator braucht OneDrive. Ohne OneDrive landet die Aufzeichnung in Microsofts temporärem Speicher statt in OneDrive oder SharePoint und ist nach 21 Tagen weg — auch für Sie selbst.
• Nur privat geplante Besprechungen werden unterstützt. Die Besprechung muss an einem Kalendereintrag hängen; Kanalbesprechungen kommen nicht an.

Verwenden

Sobald alles steht, müssen Sie nichts weiter tun.

1. Planen Sie eine Besprechung in Ihrem Kalender und starten Sie sie.
2. Zeichnen Sie auf. Die Aufzeichnung gehört zum Organisator der Besprechung.
3. Beenden Sie die Besprechung.

Microsoft verarbeitet Aufzeichnung und Transkript zuerst; das dauert einige Minuten bis eine Viertelstunde. Danach erscheint das Gespräch von selbst in Ihrer Meetings-Übersicht, mit Transkript, Zusammenfassung und Bewertungen.

Wenn es nicht funktioniert

Es ist nie ein Gespräch erschienen, und die Verbindung wirkt in Ordnung. Das ist das klassische Ergebnis eines übersprungenen dritten Schritts: Zustimmung und Transkript-Zugriff sind geregelt, alles sieht gesund aus, und die Zugriffsregel fehlt. Gehen Sie Schritt 3 noch einmal durch — und denken Sie daran, dass er 30 Minuten braucht.

Das erste Gespräch blieb aus, aber es ist noch keine halbe Stunde her. Warten Sie die 30 Minuten ab. Microsoft braucht diese Zeit, um die Zugriffsregel anzuwenden.

Bei der Anmeldung kam AADSTS530035. Siehe den Kasten bei Schritt 3: normales PowerShell-Fenster und das schlichte Connect-MicrosoftTeams.

Das Gespräch ist da, aber ohne Namen bei den Sprechern. Dann war Include speaker attribution während dieser Besprechung aus. Aktivieren Sie es für künftige Besprechungen; rückwirkend geht es nicht.

Eine Kanalbesprechung kam nicht an. Das ist so vorgesehen: Nur privat geplante Besprechungen werden unterstützt. Planen Sie sie als gewöhnlichen Kalendereintrag.

Die Aufzeichnung ist nach drei Wochen verschwunden. Dann hatte der Organisator kein OneDrive. Die Aufzeichnung landete im temporären Speicher, und Microsoft löscht sie nach 21 Tagen.

Was Converdo abholt und speichert

Converdo holt ausschließlich die Aufzeichnung und das Transkript Ihrer Besprechung ab, dazu leichte Angaben zur Besprechung selbst, etwa Startzeit und Dauer.

Converdo holt keine Chatnachrichten, keine Dateien und keine E-Mails ab, sieht nicht in Ihren Kalender und ändert oder löscht nichts in Ihrer Microsoft-Umgebung. Der Zugriff ist nur lesend und auf Besprechungsaufzeichnungen und -transkripte beschränkt.

Die Daten werden innerhalb der EU gespeichert und folgen der Aufbewahrungsfrist Ihres Arbeitsbereichs. In der Auftragsverarbeitungsvereinbarung steht genau, wer welche Daten verarbeitet.

Verbindung trennen

Sagen Sie uns Bescheid, dann beenden wir die Verbindung und entfernen die Abonnements auf Ihrem Mandanten.

Möchten Sie es auch von Ihrer Seite zurücknehmen, verwenden Sie diese Zeile in PowerShell:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName $null -Global

Außerdem können Sie die Zustimmung im Entra Admin Center widerrufen, unter Unternehmensanwendungen → Converdo. Ab diesem Moment kommen keine neuen Besprechungen mehr an. Bereits in Converdo vorhandene Gespräche bleiben erhalten und folgen der normalen Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Arbeitsbereichs.