Das ist eine Aufgabe für den Admin. Die Verbindung gilt für den gesamten Workspace.
Mit der HubSpot-Verbindung sendest du bewertete Gespräche an HubSpot. Ein freigegebenes Gespräch erscheint dort als Anruf-Aktivität beim Kontakt — mit der Zusammenfassung, den wichtigsten Gesprächsdaten und einem Link zurück zum vollständigen Gespräch in Converdo. Jeder Aktionspunkt aus dem Gespräch wird zusätzlich eine Aufgabe in HubSpot, verknüpft mit demselben Kontakt.
Verbinden
- Gehe in Converdo zu Einstellungen → CRM & Telefonie.
- Suche den Block HubSpot und klicke auf HubSpot verbinden.
- Du wirst zu HubSpot weitergeleitet und wählst dort das Portal, das du verbinden möchtest.
- Prüfe, welchen Zugriff Converdo anfragt, und stimme zu.
- Zurück in Converdo siehst du die Verbindung als verbunden, mit der Portal-ID daneben.
Converdo fragt diese Rechte an, und nicht mehr als diese:
- Kontakte lesen und schreiben — lesen, um den richtigen Kontakt zu einem Gespräch zu finden; schreiben, um die Anruf-Aktivität und die Aufgaben an diesem Kontakt anzulegen.
- Unternehmen lesen und schreiben — um die Aktivität auch mit dem Unternehmen des Kontakts zu verknüpfen, wenn es bekannt ist.
- Eigentümer lesen — um das Gespräch in HubSpot dem richtigen Eigentümer zuzuordnen: dem Mitarbeiter, der das Gespräch geführt hat.
Übertragen
Öffne ein bewertetes Gespräch und klicke auf An CRM senden. Du siehst dann die Meldung, dass das Gespräch für dein CRM bereitsteht.
Die Übertragung läuft kurz danach automatisch, meist innerhalb weniger Minuten. Das Gespräch erscheint also nicht sofort in HubSpot — kurz warten und aktualisieren ist normal. Bleibt eine Übertragung doch einmal hängen, versucht Converdo es nach ein paar Minuten von selbst erneut.
Jeder Aktionspunkt wird eine Aufgabe in HubSpot mit einer Frist von zwei Tagen nach der Übertragung. Nannte das Gespräch selbst einen Zeitpunkt („vor Freitag"), steht dieser Text wörtlich in der Aufgabe — Converdo macht daraus bewusst kein Datum, weil das zu oft schiefgeht.
Ein Gespräch wird nur einmal übertragen. Erneutes Freigeben oder neu bewerten erzeugt keine zweite Aktivität.
Wenn eine Übertragung fehlschlägt
Kontakt nicht gefunden. Das ist der häufigste Grund. Converdo sucht den Kontakt in HubSpot über die E-Mail-Adresse, ersatzweise über die Telefonnummer. Wird nichts gefunden, geht die Übertragung nicht durch — Converdo legt bewusst keine Kontakte an in deinem HubSpot, denn das ist deine Verwaltung. Sorge dafür, dass in HubSpot ein Kontakt mit der E-Mail-Adresse des Gesprächsteilnehmers existiert, und sende danach erneut von der Gesprächsseite.
Verbindung abgelaufen oder Rechte fehlen. Die HubSpot-Karte sagt dir dann, was los ist. Ist die Verbindung abgelaufen, reicht erneutes Verbinden. Fehlen Rechte, sagt die Karte auch das — füge dann zuerst das fehlende Recht in der HubSpot-App hinzu und verbinde danach erneut; erneutes Verbinden allein löst diesen Fall nicht.
Wo du den Status siehst
Auf der HubSpot-Karte unter Einstellungen → CRM & Telefonie siehst du die letzten Übertragungen mit ihrem Ergebnis und eine eigene Liste fehlgeschlagener Übertragungen samt Grund. Mit Verbindung testen prüfst du mit einem Klick, ob die Verbindung noch funktioniert — ohne etwas zu übertragen.
Trennen
Klicke auf der HubSpot-Karte auf Trennen. Die Zugriffsschlüssel werden gelöscht und es wird nichts mehr übertragen. Was bereits in HubSpot steht, bleibt einfach dort.