Dit is een taak voor de beheerder. Deze schermen zijn zichtbaar voor de eigenaar van het team.
Converdo maakt onderscheid tussen twee soorten mensen, en dat onderscheid bepaalt wie kan inloggen en wiens gesprekken gescoord worden.
Het verschil
Een admin is iemand die inlogt in Converdo. Die bekijkt gesprekken, leest scores, beheert instellingen. Admins nodig je uit per e-mail en ze maken een eigen account aan.
Een medewerker is iemand wiens gesprekken worden opgenomen en gescoord. Denk aan je verkopers, je recruiters of je klantenserviceteam. Een medewerker hoeft niet in te loggen en heeft geen account nodig: Converdo herkent hem aan zijn telefoonnummer of e-mailadres, koppelt de gesprekken en scoort ze.
Die twee overlappen vaak, maar niet altijd. Een verkoper die zijn eigen scores wil terugkijken is allebei: je voegt hem toe als medewerker én nodigt hem uit als admin. Een manager die alleen meekijkt is alleen admin. Een verkoper die nooit inlogt is alleen medewerker.
Je vindt ze op twee plekken: Instellingen → Admins voor wie inlogt, en Instellingen → Medewerkers voor wie gescoord wordt.
Eén medewerker toevoegen
Ga naar Instellingen → Medewerkers en voeg een nieuwe medewerker toe. Je vult in:
- Naam (verplicht)
- E-mailadres, waarmee Converdo online meetings aan deze persoon koppelt
- Telefoonnummer, waarmee telefoongesprekken worden gekoppeld. Vul het volledig in, inclusief landcode
- Afdeling en functie, die bepalen welke scorekaarten op zijn gesprekken worden toegepast
- Licentie, die bepaalt of zijn gesprekken alleen worden vastgelegd of ook gescoord
Zodra een medewerker een telefoonnummer heeft, koppelt Converdo ook eerdere gesprekken van dat nummer die nog op een verkoper wachtten.
Meerdere medewerkers tegelijk toevoegen
Heb je een groter team, gebruik dan de importfunctie op het medewerkersscherm.
Stap 1: download het voorbeeldbestand. Daarin staan de kolommen die Converdo verwacht: naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdeling, functie en licentie. Alleen de naam is verplicht; de rest mag leeg blijven.
Stap 2: vul het in en upload het. Zowel CSV als Excel werkt. Bij CSV herkent Converdo zelf of je met komma's of puntkomma's werkt, dus een export uit Nederlandse Excel gaat vanzelf goed. De kolomvolgorde maakt niet uit, want Converdo koppelt op de kolomnamen.
Stap 3: controleer het voorbeeld. Voordat er iets wordt aangemaakt zie je per regel wat er gaat gebeuren. Converdo controleert of namen ingevuld zijn, of e-mailadressen kloppen, of telefoonnummers omgezet kunnen worden, en of de afdeling en functie bestaan. Regels met een fout worden aangewezen zodat je ze kunt herstellen. Ook laat Converdo zien welke regels dubbel zijn: zowel binnen het bestand als tegen medewerkers die je al hebt.
Heb je de licentiekolom leeggelaten, dan kies je in dit scherm één standaardwaarde voor alle lege regels. Wat je wel hebt ingevuld blijft staan.
Stap 4: bevestig. Pas nu worden de medewerkers aangemaakt. Je krijgt per regel het resultaat te zien: aangemaakt, overgeslagen als dubbel, of mislukt met de reden erbij.
Als een import niet lukt
Een regel wordt overgeslagen als dubbel. Converdo herkent bestaande medewerkers op naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dat is bedoeld: zo kun je hetzelfde bestand rustig nog eens uploaden zonder alles dubbel te krijgen.
Een telefoonnummer wordt afgekeurd. Vul het volledig in met landcode. Een nummer dat begint met 06 wordt automatisch omgezet, maar een afgekort of onvolledig nummer niet.
Een afdeling of functie wordt niet herkend. Die moeten bestaan voordat je importeert. Maak ze eerst aan onder Instellingen → Afdelingen & Functies, of laat de kolom leeg en koppel de medewerkers achteraf.