Ceci est une tâche pour l'administrateur. Ces écrans sont visibles pour le propriétaire de l'équipe.
Converdo distingue deux types de personnes, et cette distinction détermine qui peut se connecter et dont les conversations sont scorées.
La différence
Un admin est quelqu'un qui se connecte à Converdo. Il consulte les conversations, lit les scores, gère les paramètres. Vous invitez les admins par e-mail et ils créent leur propre compte.
Un collaborateur est quelqu'un dont les conversations sont enregistrées et scorées. Pensez à vos commerciaux, vos recruteurs ou votre équipe de service client. Un collaborateur n'a pas besoin de se connecter ni d'avoir un compte : Converdo le reconnaît à son numéro de téléphone ou son adresse e-mail, associe les conversations et les score.
Les deux se recoupent souvent, mais pas toujours. Un commercial qui veut revoir ses propres scores est les deux : vous l'ajoutez comme collaborateur et l'invitez comme admin. Un manager qui ne fait que regarder est seulement admin. Un commercial qui ne se connecte jamais est seulement collaborateur.
Vous les trouvez à deux endroits : Paramètres → Admins pour ceux qui se connectent, et Paramètres → Collaborateurs pour ceux qui sont scorés.
Ajouter un collaborateur
Allez à Paramètres → Collaborateurs et ajoutez un nouveau collaborateur. Vous renseignez :
- Nom (obligatoire)
- Adresse e-mail, avec laquelle Converdo associe les réunions en ligne à cette personne
- Numéro de téléphone, avec lequel les appels sont associés. Renseignez-le entièrement, indicatif pays compris
- Équipe et fonction, qui déterminent quelles scorecards s'appliquent à ses conversations
- Licence, qui détermine si ses conversations sont seulement capturées ou aussi scorées
Dès qu'un collaborateur a un numéro de téléphone, Converdo associe aussi les conversations antérieures de ce numéro qui attendaient encore un commercial.
Ajouter plusieurs collaborateurs à la fois
Pour une équipe plus grande, utilisez la fonction d'import sur l'écran des collaborateurs.
Étape 1 : téléchargez le fichier d'exemple. Il contient les colonnes attendues par Converdo : nom, e-mail, téléphone, équipe, fonction et licence. Seul le nom est obligatoire ; le reste peut rester vide.
Étape 2 : remplissez-le et importez-le. CSV et Excel fonctionnent tous les deux. Pour le CSV, Converdo reconnaît de lui-même si vous travaillez avec des virgules ou des points-virgules, un export d'Excel localisé passe donc sans problème. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance : Converdo associe sur les noms de colonnes.
Étape 3 : vérifiez l'aperçu. Avant toute création, vous voyez par ligne ce qui va se passer. Converdo vérifie que les noms sont remplis, que les e-mails sont valides, que les numéros peuvent être convertis, et que l'équipe et la fonction existent. Les lignes en erreur sont signalées pour que vous puissiez les corriger. Converdo montre aussi les doublons : au sein du fichier comme par rapport aux collaborateurs existants.
Si vous avez laissé la colonne licence vide, vous choisissez sur cet écran une valeur par défaut pour toutes les lignes vides. Ce que vous avez rempli reste.
Étape 4 : confirmez. Les collaborateurs ne sont créés qu'à ce moment. Vous voyez le résultat par ligne : créé, ignoré comme doublon, ou échoué avec la raison.
Si un import échoue
Une ligne est ignorée comme doublon. Converdo reconnaît les collaborateurs existants au nom, à l'e-mail et au numéro de téléphone. C'est voulu : vous pouvez ainsi réimporter le même fichier sans tout dupliquer.
Un numéro de téléphone est rejeté. Renseignez-le entièrement avec l'indicatif pays. Un numéro commençant par 06 est converti automatiquement, mais pas un numéro abrégé ou incomplet.
Une équipe ou une fonction n'est pas reconnue. Elles doivent exister avant l'import. Créez-les d'abord sous Paramètres → Équipes & Rôles, ou laissez la colonne vide et associez les collaborateurs ensuite.