Dit artikel geeft een feitelijk overzicht van waar je gegevens staan, wie waarvoor verantwoordelijk is, en wat er bewaard wordt. De volledige juridische tekst staat in het privacybeleid en de voorwaarden.
Waar je gegevens staan
- Opslag in de EU. Opnames en transcripties staan bij Supabase, in een datacenter in Frankfurt (EU).
- Verwerking in de EU. Transcriptie en analyse van gesprekken lopen via Mistral AI, met verwerking binnen de EU.
- Geen training op je gesprekken. Volgens ons privacybeleid gebruiken we de inhoud van gesprekken niet om AI-modellen te trainen.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Voor de inhoud van gesprekken is de organisatie die Converdo afneemt (jouw werkgever) de verwerkingsverantwoordelijke, en is Converdo de verwerker: we analyseren gesprekken in opdracht van die klant. Voor je accountgegevens (naam, e-mailadres, instellingen) is Converdo zelf verantwoordelijke.
Wie erbij kan
Binnen je werkruimte bepalen afdelingen wie wat ziet. Een medewerker van de ene afdeling ziet de gesprekken van een andere afdeling niet, en die scheiding zit in de database zelf en niet alleen in het scherm. Dat is bewust: het is het verschil tussen een knop die iets verbergt en gegevens die daadwerkelijk niet opgehaald kunnen worden. Werkruimtes van verschillende klanten zijn volledig van elkaar gescheiden.
Toestemming en aankondiging
Het opnemen van gesprekken vraagt om zorgvuldigheid tegenover de andere partij. Converdo plaatst geen bot in je vergadering en kondigt zelf niets aan, behalve waar de vergaderdienst dat zelf doet. Zoom meldt deelnemers dat er wordt opgenomen; bij een telefoongesprek of een Meet-vergadering ben jij degene die dat aankondigt. Zorg dat je aankondiging past bij hoe je de opnames gebruikt, en leg vast op welke grondslag je verwerkt. De rolverdeling staat in de verwerkersovereenkomst.
Wat er bewaard wordt
Van een gesprek bewaart Converdo de audio-opname, het transcript, de scores, de samenvatting en de metadata (zoals tijdstip en richting van het gesprek).
Voor de audio bepaalt je beheerder de bewaartermijn. De instelling heet Bewaartermijn audio (1 tot 8 dagen), met de toelichting: "Stel in hoe lang audio-opnames bewaard worden. Scores en samenvattingen blijven behouden; voor transcripten geldt de bewaartermijn hieronder." Scores en samenvattingen blijven behouden, ook nadat de audio is opgeschoond. Voor transcripten kan je beheerder een eigen bewaartermijn instellen, voor het hele account of per afdeling (standaard: onbeperkt bewaren); na die termijn worden het transcript en de gemarkeerde citaten in de analyse definitief verwijderd.
Na opzeggen
Volgens ons privacybeleid en de opzegprocedure geldt: "Na het einde van het abonnement of de proefperiode bewaren we je gespreksdata (opnames, transcripties en analyses) nog 30 dagen. Daarna worden ze automatisch en definitief verwijderd. Exporteren kan tot dat moment. Accountgegevens en factuurhistorie blijven bewaard volgens de wettelijke bewaarplicht."
Je gegevens inzien of verwijderen
Er is op dit moment geen zelfbedieningsknop om al je gespreksdata in één keer te exporteren. Wil je een export of heb je een AVG-verzoek, neem dan contact op met je beheerder of met support via support@converdo.io.
Een eigenaar of manager kan één specifiek gesprek definitief verwijderen op de gesprekspagina; dan verdwijnen de opname, het transcript en de scores. Gebruik dit als er per ongeluk iets is opgenomen dat niet opgenomen had mogen worden, of wanneer iemand vraagt om verwijdering van een gesprek waarin hij voorkomt. Ook dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Een team verwijderen doet je beheerder in de instellingen onder Gevarenzone, met Team verwijderen. Die actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Een koppeling stopzetten
Ontkoppel je een bron bij Instellingen → CRM & Telefonie, dan stopt de instroom onmiddellijk en heeft Converdo geen toegang meer tot dat systeem. Gesprekken die al binnen zijn blijven staan en volgen de normale bewaartermijn.