Dieser Artikel gibt einen sachlichen Überblick darüber, wo Ihre Daten stehen, wer wofür verantwortlich ist und was gespeichert wird. Der vollständige juristische Text steht in der Datenschutzerklärung und den Bedingungen.
Wo Ihre Daten stehen
- Speicherung in der EU. Aufnahmen und Transkripte liegen bei Supabase, in einem Rechenzentrum in Frankfurt (EU).
- Verarbeitung in der EU. Transkription und Analyse der Gespräche laufen über Mistral AI, mit Verarbeitung innerhalb der EU.
- Kein Training mit Ihren Gesprächen. Gemäß unserer Datenschutzerklärung verwenden wir den Inhalt von Gesprächen nicht, um KI-Modelle zu trainieren.
Wer wofür verantwortlich ist
Für den Inhalt der Gespräche ist die Organisation, die Converdo nutzt (Ihr Arbeitgeber), der Verantwortliche, und Converdo ist der Auftragsverarbeiter: Wir analysieren Gespräche im Auftrag dieses Kunden. Für Ihre Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Einstellungen) ist Converdo selbst Verantwortlicher.
Wer Zugriff hat
Innerhalb Ihres Workspace bestimmen Abteilungen, wer was sieht. Ein Mitarbeiter der einen Abteilung sieht die Gespräche einer anderen Abteilung nicht, und diese Trennung sitzt in der Datenbank selbst und nicht nur im Bildschirm. Das ist Absicht: Es ist der Unterschied zwischen einer Schaltfläche, die etwas verbirgt, und Daten, die tatsächlich nicht abgerufen werden können. Workspaces verschiedener Kunden sind vollständig voneinander getrennt.
Einwilligung und Ankündigung
Das Aufnehmen von Gesprächen verlangt Sorgfalt gegenüber der anderen Partei. Converdo setzt keinen Bot in Ihr Meeting und kündigt selbst nichts an, außer wo der Meetingdienst das selbst tut. Zoom informiert Teilnehmer, dass aufgenommen wird; bei einem Telefongespräch oder einem Meet-Meeting sind Sie es, der das ankündigt. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ankündigung dazu passt, wie Sie die Aufnahmen verwenden, und halten Sie fest, auf welcher Rechtsgrundlage Sie verarbeiten. Die Rollenverteilung steht in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Was gespeichert wird
Von einem Gespräch speichert Converdo die Audioaufnahme, das Transkript, die Scores, die Zusammenfassung und die Metadaten (etwa Zeitpunkt und Richtung des Gesprächs).
Für das Audio bestimmt Ihr Administrator die Aufbewahrungsfrist. Die Einstellung heißt Aufbewahrungsfrist Audio (1 bis 8 Tage), mit der Erläuterung: „Legen Sie fest, wie lange Audioaufnahmen aufbewahrt werden. Scores und Zusammenfassungen bleiben erhalten; für Transkripte gilt die Aufbewahrungsfrist unten." Scores und Zusammenfassungen bleiben erhalten, auch nachdem das Audio bereinigt wurde. Für Transkripte kann Ihr Administrator eine eigene Aufbewahrungsfrist festlegen, für das gesamte Konto oder pro Abteilung (Standard: unbegrenzt aufbewahren); nach Ablauf werden das Transkript und die zitierten Passagen in der Analyse endgültig gelöscht.
Nach der Kündigung
Gemäß unserer Datenschutzerklärung und dem Kündigungsverfahren gilt: „Nach dem Ende des Abonnements oder der Testphase bewahren wir Ihre Gesprächsdaten (Aufnahmen, Transkripte und Analysen) noch 30 Tage auf. Danach werden sie automatisch und endgültig gelöscht. Bis dahin können Sie exportieren. Kontodaten und Rechnungshistorie bleiben gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht erhalten."
Ihre Daten einsehen oder löschen
Es gibt derzeit keine Selbstbedienungsschaltfläche, um alle Ihre Gesprächsdaten auf einmal zu exportieren. Möchten Sie einen Export oder haben Sie eine DSGVO-Anfrage, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder an den Support über support@converdo.io.
Ein Eigentümer oder Manager kann ein einzelnes Gespräch auf der Gesprächsseite endgültig löschen; dann verschwinden die Aufnahme, das Transkript und die Scores. Nutzen Sie das, wenn versehentlich etwas aufgenommen wurde, das nicht hätte aufgenommen werden dürfen, oder wenn jemand um die Löschung eines Gesprächs bittet, in dem er vorkommt. Auch das kann nicht rückgängig gemacht werden.
Ein Team löscht Ihr Administrator in den Einstellungen unter Gefahrenzone mit Team löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Eine Verbindung beenden
Trennen Sie eine Quelle unter Einstellungen → CRM & Telefonie, stoppt der Zufluss sofort und Converdo hat keinen Zugriff mehr auf dieses System. Bereits eingegangene Gespräche bleiben bestehen und folgen der normalen Aufbewahrungsfrist.